ANONİM ve LİMİTED ŞİRKETLERDE İÇ YÖNERGE HAZIRLANMASI ve UYGULANMASI

 

 

Bilindiği üzere şirketlerin yönetimi, yönetim organları vasıtasıyla yürütülmektedir. Şirket yönetiminin hızlı ve pratik yapılabilmesi için bazı kişilere özellikle temsil yetkisi de verilmektedir. Bu kapsamda temsil yetkisinin dayanağı olan iç yönerge, şirket yetkililerince düzenlenmektedir. İç yönerge ile atanan kişiler şirket namına işlemlerde bulunabildikleri gibi görev ve yetkilerinden kaynaklanan durumlarda sorumlu kişi olarak gösterilebilmektedirler. Temsilci atanan, şirketin yönetim işlemlerini kolaylaştırabileceği gibi temsilcinin atandığı konudaki sorumluluk alanı ile ilgili şirketin yönetim organı kurtarılacaktır.

Makalemizde iç yönerge hazırlanmasını, hazırlanan iç yönergede bulunması gereken hususları ve iç yönerge ile atanan şirket temsilcilerinin sorumluluğu konularını ele alacağız.

  1. Genel Olarak

Yeni Türk Ticaret Kanunu[1] (“TTK”) ile getirilen yeniliklerden biride şirketlerin, yönetim kurulu marifetiyle yetkilerini müdür olarak üçüncü kişilere devredebilmeleri hususudur. TTK madde 365’e göre, anonim şirketler yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur. Ancak TTK’nın 370. maddesine göre, “esas sözleşmede aksi öngörülmemişse veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanmak üzere yönetim kuruluna aittir.”

Buna karşın şirketin esas sözleşmesinde, şirketin nasıl yönetileceği ve nasıl temsil edileceği hususlarının belirlenmiş olması gerekmektedir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisine haiz olması şartı ile yönetim kurulu temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir.

TTK madde 371’e göre, temsile yetkili olanlar şirketin amacına ve işletme konusuna giren her türlü işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilir ve bunun için şirket unvanını kullanabilirler.

Şirketlerde, 2 (iki) türlü iç yönerge düzenlemesi yapılmaktadır: (i) TTK’nın 367, 371, 419 maddeleri uyarınca şirketlerde sınırlı yetkiye ilişkin iç yönerge ve (ii) genel kurulun çalışma esas ve usulleri hakkında iç yönerge.

Anonim ve limited şirketlerin münferiden veya müştereken temsil edilmelerini sağlayan yetkiler, anonim şirketlerde yönetim kurulu kararı ile limited şirketlerde ise genel kurul kararı ile temsilcilere verilmektedir.

İç yönerge ile birlikte şirketi temsile yetkili olmayan yönetim kurulu üyeleri, sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya müdürler, şirketi temsil yetkisine haiz kılınabilirler.

2. Anonim Şirketlerde İç Yönerge Hazırlanması

Temsile ilişkin konular veya para yönünden yapılacak sınırlama ile atanacak yetkililer, mutlaka TTK’nın 367. maddesinde bahsi geçen ve yetki sınırının belirlenmiş olduğu bir iç yönergenin noter onaylı suretinin tescil ve ilan edilmesi yolu ile atanabilecektir.

TTK’nın 367. maddesine göre, yönetim kurulu esas sözleşmeye konulacak hükümle, iç yönerge aracılığı ile yönetimi, kısmen veya tamamen, bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine veya üçüncü kişiye bırakabilir.  İç yönerge ile şirket yönetimi düzenlenir ve görevler belirlenir. Bunun yanında yönetim kurulu, pay sahiplerini veya iç yönerge ile menfaati herhangi bir şekilde etkilenebilecek olan kişileri bilgilendirmekle mükelleftir.

TTK’nın 371. maddesinin VII. bendi uyarınca yönetim kurulu; “temsile yetkili olmayan yönetim kurulu üyelerini veya şirkete hizmet akdi ile bağlı olanları, sınırlı yetkiye sahip ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları olarak atayabilir. Bu şekilde atanacak olanların görev ve yetkileri, 367. maddeye göre hazırlanacak iç yönergede açıkça belirlenir. Bu durumda iç yönergenin tescil ve ilanı zorunludur. İç yönerge ile ticari vekil ve diğer tacir yardımcıları atanamaz. Bu fıkra uyarınca yetkilendirilen ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları da ticaret siciline tescil ve ilan edilir. Bu kişilerin, şirkete ve üçüncü kişilere verecekleri her tür zarardan dolayı yönetim kurulu müteselsilen sorumludur.”

3. İç Yönerge Hazırlanması Esnasında Dikkat Edilecek Hususlar

Sıklıkla yapılan yanlışlıklardan biride sınırlı yetkiye haiz tacir yardımcılarının iç yönerge ile atanması hususudur. Bu yönde oluşan algı son derece yanlıştır. Nitekim sınırlı yetkiye sahip ticari vekiller ve tacir yardımcıları, yönetim kurulu kararı ile göreve başlamaktadırlar. Lakin bu kişilerin görev sorumlulukları ve yetkileri, şirket tarafından hazırlanan iç yönerge ile belirlenebilir. Ayrıca ilgili madde, şirketi temsile yetkilendirilen bu kişilerin yalnızca “sınırlı” yetkiye sahip olabilecekleri hususunu da açıklığa kavuşturmuştur. Bu kapsamda şirketi temsile yetkili kişilerin yalnızca yönetim kurulu kararı ile belirlenen görev ve yetki kapsamında hareket edebileceklerdir. Bu kişilere sınırsız sorumluluk yüklenemez.  Son olarak, ticari vekil ve tacir yardımcılarının, üçüncü kişilere vermiş oldukları zararlardan dolayı yönetim kurulunun müteselsilen sorumluluğu bulunmaktadır.

Anonim şirketlerde TTK’nın 419. maddesinin 2. bendine göre iç yönerge hazırlanır ve genel kurulun onayından sonra yürürlüğe konulur. Hazırlanan iç yönerge, noter onaylı olmalı ve her sayfasında karara katılan yönetim kurulu üyelerinin imzası bulunmalıdır.

Kısaca özetlemek gerekirse anonim ve limited şirketlerde sınırlı yetkiye haiz ticari vekil ve tacir yardımcısı atanabilmesi için şu işlemlerin yapılması gerekmektedir:

  1. Ticari vekil veya tacir yardımcısının görev ve yetkilerini belirten iç yönerge hazırlanmalıdır,
  2. Hazırlanan bu iç yönerge ticaret siciline tecil edildikten sonra ilan edilmelidir,
  3. Hazırlanan iç yönergeye göre yönetim kurulu kararı ile ticari vekil veya tacir yardımcısı atanabilir,
  4. Yönetim kurulunun atama kararı, yönetim Kurulu karar defterine yazılarak, noter tasdiki yapılmalıdır.

4. İç Yönergede Bulunması Gereken Unsurlar

İç yönerge içeriğinde sadece imza grupları ve yetki kapsamı gibi hususlar yer almalıdır. İç yönerge içeriğinde temsile yetkili kılınan kişilerin isimleri veya diğer bilgilerine yer verilmemelidir. Temsil yetkisine haiz olan kişiler, iç yönergenin tarih ve sayısına atıf yapılarak, anonim şirketlerde yönetim kurulu kararı ile belirlenir.

Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in[2] (“Yönetmelik”) 40-43 maddeleri arasında iç yönergede bulunması gereken asgari unsurlardan bahsedilmiştir. Hazırlanan iç yönerge, kanun ve yönetmeliğe aykırı olmaması ve Yönetmelik’in Ek-5’te gösterilen örnek iç yönergeye uygun olması gerekmektedir.

Hazırlanan iç yönergenin kapsam ve içeriği, bahse konu örneğe aykırı olarak düzenlendiği takdirde kanuna aykırı olacaktır. İç yönergede bulunması gereken asgari unsurlar Yönetmelik’in 41. maddesinde detaylı olarak belirtilmiştir. Buna göre Yönetmelik’in 40. maddesine göre, hazırlanan iç yönerge ile ortakların genel kurula katılma, oy kullanma, dava açma, bilgi alma, inceleme ve denetleme gibi vazgeçilemez hakları sınırlandırılamaz.

İç yönerge, genel kurul onayından 15 (on beş) gün içerisinde tescil ve ilan edilir. İnternet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler ise iç yönergelerini internet sayfalarında bulundurmaları gerekmektedir. İç yönerge değişikliğinde ise aynı yol izlenecektir.

Yönetmelik’in 41. maddesine göre iç yönergede bulunması gereken asgari unsurlar şunlardır:

  1. Toplantı yerine giriş ve toplantının açılması,
  2. Toplantı başkanlığının oluşturulması,
  3. Toplantı başkanlığının görev ve yetkileri,
  4. Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce yapılacak işlemler ve gündem,
  5. Toplantıda söz alma ve oy kullanma usulü,
  6. Toplantı tutanağının düzenlenmesi,
  7. Toplantı sonunda yapılacak işlemler.

Yönetmelik’in geçici ikinci maddesine göre, iç yönergenin en geç 2013 tarihinde yapılacak olağan genel kurul toplantısında onaya sunulması zorunludur.

5. Şirket Temsilcilerinin Sorumlulukları

İç yönerge ile atanan şirket temsilcileri, şirket unvanını kullanarak şirketin esas sözleşmesinde belirlenmiş olan amaç ve işletme konusu kapsamındaki her türlü faaliyeti şirket adına yapabilirler.

Temsil yetkisine haiz kişilerin işletme konusu dışındaki faaliyetlerinden yine şirket sorumludur. Buna göre, üçüncü kişilerin iyiniyetli olması durumunda şirket, temsilcisinin faaliyetlerinden dolayı sorumlu olacaktır. Şirket temsilcilerinin, şirket esas sözleşmesine veya genel kurul kararına aykırı hareket etmesi iyi niyetli üçüncü kişilerin, yapılan işlemlerden dolayı şirketin sorumluluğuna başvurmalarını engellemez. Kanun koyucu iyi niyetli üçüncü kişileri, şirket temsilcilerine karşı korumaktadır.

Şirket esas sözleşmesinin ilan edilmiş olması, üçüncü kişilerin iyi niyetini ortadan kaldırmaya yetmemektedir. Şirket temsilcilerinin, kanuna ve şirketin esas sözleşmesine aykırı hareket etmelerinden dolayı şirketin bu kişilere karşı rücu hakkı saklıdır.

Şirket temsilcilerinin yetkileri sınırlandırılabilir. Kanun koyucuya göre, bu sınırlandırma üçüncü kişileri bağlamayacaktır. Fakat temsil yetkisinin sadece merkeze veya belirli bir şubeye özgülendiği durumlarda, temsil yetkisini kısıtlayan durumlar üçüncü kişiler için de geçerlidir.

Son olarak şirket temsilcilerinin görevlerini ifa ederken işlemiş oldukları haksız fiillerden dolayı yine şirket sorumludur. Fakat şirketin bu kişilere karşı rücu hakkı saklıdır.

6. Limited Şirketlerde İç Yönerge Hazırlanması

Limited şirketlerde ise sınırlı yetkiye haiz ticari vekil veya diğer tacir yardımcıları atanması, hususunda, TTK’nın 629. maddesinin 3. bendi uyarınca TTK madde 367 ve madde 371’in 7. bendi kıyasen uygulanacaktır.

Limited şirketlerde yan edim yükümlülükleri hakkında iç yönerge hazırlanması, TTK’nın 616. maddesinin 2 fıkrasının (d) bendinde, genel kurulun devredilemez yetkisi olarak görülmüştür.

Buna karşın limited şirketlerde iç yönergenin zorunlu olup olmadığına bakıldığında, TTK’nın ilgili maddelerince iç yönerge limited şirketlerde zorunlu görülmemiştir.

7. Sonuç

Sonuç olarak, anonim şirketlerde yönetim kurulu kararı ile limited şirketlerde ise genel kurul kararı ile sınırlı yetki çerçevesini belirleyen bir iç yönerge kabul edilerek tescil ve ilan edilecektir.  Bu sayede şirketi temsile yetkilendirilecek kişi, şirketin yönetilmesinden ve üçüncü kişilere karşı temsilinden sorumlu hale geleceklerdir. Sonuç olarak iç yönerge sayesinde hem şirket yönetimi hızlı ve pratik hale gelecek hem de şirketlerin yönetim kurulu üyelerinin hukuki sorumlulukları daraltılacaktır.

***

Av. Anıl Coşkun

info@anil-coskun.com

 

Web sitemizdeki tüm makale ve içeriklerin telif hakkı Av. Anıl Coşkun’a aittir. Tüm makaleler hak sahipliğinin tescili amacıyla elektronik imzalı zaman damgalıdır. Sitemizdeki makalelerin kopyalanarak veya özetlenerek izinsiz bir şekilde başka web sitelerinde yayınlanması halinde hukuki ve cezai işlem yapılacaktır.

[1] 14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren, 13.01.2011 tarihli ve 6102 sayılı Kanun.

[2] 28.11.2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yönetmelik.